Смета на проведение городского события насчитывает свыше тысячи позиций — от конструкций и аппаратуры до кейтеринга и охраны; подрядчики обязаны предоставлять ежедневные фото каждой позиции как доказательство наличия на площадке, иначе отчёт по гранту вернут на доработку.
Как это выглядело пять лет назад
Управление фотоотчётами держалось на Google Sheets и терпении команды:
- фотографы снимали всё подряд, без привязки к смете и конкретным позициям;
- менеджеры распечатывали 20 и более листов с перечнем работ и вычёркивали позиции вручную, без системы;
- архив из тысяч кадров разбирали через общий Telegram-чат, теряя на этом сотни часов;
- к финалу проекта накапливалось более 5000 фотографий, до половины — дубли одного и того же объекта, а строки за второй день монтажа могли остаться пустыми.
Пропуски заказчик вырезал из оплаты. Передать проект другому менеджеру было невозможно: вся информация о площадке жила в голове одного человека.
Что сделали
Разработали решение для автоматизации фотоотчётов, встроенное поверх привычных таблиц: Google Sheets, валидатор, мобильное приложение для работы на площадке, модерация, готовый DOCX-отчёт по шаблону заказчика.
Фотограф открывает карточку конкретной позиции: день и блок уже выбраны автоматически. Внутри карточки указаны название, блок сметы, контакт ответственного и при необходимости образец для съёмки. Снятый кадр сразу ложится в структуру сметы. Общий чат для разбора фотографий больше не нужен.
Результаты внедрения
- цикл отчётности сократился с 640 человекочасов до 64;
- разбор фотографий ускорился в 10 раз;
- сборка итогового документа занимает около 3 часов вместо прежних 320;
- правок от заказчика стало втрое меньше: отчёт сразу формируется в формате приёмки — позиция, время, место, день.
Что ещё в статье
- Почему на одну строку сметы часто требуется два кадра и как это закрыли двумя слотами на позицию.
- Как две недели в полях — с участием в монтаже и съёмках — позволили выявить проблемы, о которых заказчик даже не догадывался.
- Контроль прорабов и бригад, добавленный после погружения: менеджер фиксирует брак в системе, задача автоматически уходит бригаде со сроком исправления.
- Этапы внедрения: от двухнедельного погружения до стабильного контура за 8-12 месяцев. С готовым решением сроки сокращаются до 3-4 месяцев.
- Расчёт было и стало по каждому этапу и итоговая экономия — 576 человекочасов.
Об авторе
Автор решения — Никита Вешняков, инженер-программист и руководитель студии Nikitadev. Новый сотрудник теперь включается в проект примерно за час. Раньше на это требовались недели работы с архивами и распечатками.
Реклама на форуме: размещение 2 статей, анкорные ссылки!
Ваша реклама на форуме, статьи со ссылками на форуме. Статистика форума: Всего тем 946, сообщений 758 263.
